Når vi står over for udfordringer med at optimere vores produktivitet, er der ingen grænser for, hvad der kan optimeres. Dertil kommer, at der eksisterer et utal af løsninger – teknologiske, eller ikke teknologiske – der kan medvirke til at forbedre vores produktivitet. Men, inden vi springer direkte ud i disse produktivitetsfremmende løsninger, kan det være fornuftigt lige at klappe hesten lidt.
Hvis det vi forsøger at optimere ikke fylder ret meget i vor hverdag, så er effekten naturligvis begrænset. Det kan godt være, vi udfører en given opgave 2 gange om året, og at vi så kan spare en time hver gang, vi udfører opgaven ved at tage en ny løsning i brug. Men 2 timer om året – det batter jo ikke rigtig noget. Nej, det er ofte bedre at se på, hvad det er, vi gør hver dag eller hver uge? Gentagelserne. Hvad er det, vi gør igen og igen? Måske fylder aktiviteten ikke så meget enkeltvis, men når aktiviteten gentages igen og igen, kommer den til at fylde.
Er det rejseaktivitet, der fylder? Er det behandling af e-mails? Er det møder? Er det tilbudsskrivning? Er det sagsbehandling? Er det besvarelse af kundeforespørgsler? Er det afbrydelser?
Find det der fylder og forsøg så at optimere det, så det kommer til at fylde mindre. Udfører du f. eks en given opgave 10 gange om ugen, vil en tidsbesparelse på f. eks. 10 min. per gang resultere i en årlig tidsbesparelse på godt 73 timer, hvilket jo svarer til 2 arbejdsuger.